Информационные технологии в аптеках: история, настоящее и будущее

Валерий Коситов, директор компании «айти-аптека», канд.техн.наук

История

Специфика аптечной отрасли связана с большим количеством законодательных ограничений, широким ассортиментом и высокой частотой заказа. Это привело к тому, что ставшие классическими в других отраслях программы на базе 1С в настоящее время практически не используются в аптеках для товарного учета, а применяются только для бухгалтерского учета на уровне документов, но не товарных позиций. Исключение составляют отдельные отраслевые решения, которые все-таки не являются лидерами среди отраслевых IT-продуктов.

Так уж сложилось, что типичный набор учетных программ в аптеке на сегодня — это одна из специализированных программ, например, «М-АПТЕКА плюс», еФарма или Юнико и бухгалтерская программа 1С.

Эволюция инструментов заказа товаров в аптеках прошла еще более впечатляющий путь от заказов по телефону до полностью автоматического заказа товаров и получения электронных накладных. Несмотря на то что заказ по телефону кажется для нас уже далекой историй, у наших ближайших соседей — это все еще настоящее. Этот факт подтверждает стремительность прогресса в этой отрасли в нашей стране.

Основными этапами эволюции инструментов заказа товаров можно считать:

• Заказ по телефону.
• Заказ по электронной почте.
• Программы дистрибьюторов.
• Сводные прайс-листы.
• Интеграция учетной программы и программы заказов.

Понятно, что ни заказ по телефону, ни заказ по электронной почте не могли обес­печить оперативности, требовали большого количества времени и поэтому были вытеснены так называемыми программами дистрибьюторов, которые прошли собственные этапы эволюции от модемной программы до полноценного web-интерфейса. Их основное преимущество — заказ товара по прайс-листу поставщика, получение информации об остатках и других полезных данных, например сроков годности, забракованных серий и т.д.

Однако действительно серьезным прорывом стало создание площадок электронных торгов или, другими словами, программ «сводный прайс-лист». Эти программы позволяли работать уже одновременно с прайс-листами нескольких производителей, выбирая лучшего поставщика по определенным критериям, например, ценовому. И если первые образцы таких площадок позволяли делать такой выбор «вручную» путем просмотра всех предложений, то наиболее «продвинутые» уже автоматизировали этот процесс. Они имели свой внутренний товарный справочник, в терминах которого пользователь заносил свою заявку, встроенные таблицы сопоставления товарного справочника и наименований в прайс-листах поставщиков и позволяли не только распределять потребность по заявкам по нескольким критериям, но и формировать и отсылать их уже в наименованиях поставщиков для последующей автоматической обработки. Создание электронных торговых площадок фактически сформировало единую информационную среду для обмена прайс-листами, заявками и электронными накладными.

Про электронные накладные нужно сказать отдельно. До сих пор этот инструмент используется только в небольшом количестве отраслей. Суть электронной накладной состоит в том, что аптека получает данные о приходе не на бумажном носителе и даже не в виде отсканированной копии, а в виде файла с определенным внутренним форматом для «машинной обработки». Учетная аптечная программа имеет возможность автоматически загружать эти данные. Кроме этого в электронной накладной передается информация о ре­естровых ценах, НДС, производителе и т.д. Использование электронных накладных позволяет на порядок увеличить скорость приемки документов.

Настоящее

Однако у электронных торговых площадок имеется один существенный недостаток — несмотря на то, что они помогают ответить на вопрос «у кого заказать?», они абсолютно беспомощны в вопросе «что заказать?». На этот вопрос можно ответить, только анализируя данные по движению товаров, а они находятся в учетной программе. Поэтому следующим существенным шагом стала интеграция учетных программ и электронных площадок. На сегодня основные программы учета товаров в аптеках, например «М-АПТЕКА плюс» или еФарма, имеют так называемые встроенные системы заказа товаров. Для расчета потребности в товаре используются сложные математические модели, которые позволяют учитывать все нюансы: частоту заказов, частоту покупок, величину товарных запасов и т.д. Прогресс зашел уже так далеко, что крупные сети, систематизировавшие работу с ассортиментом, могут позволить себе полностью положиться на программу в ежедневных заказах, исключив из этого процесса персонал аптек.

Сегодня уже никого не удивляет, что аптечная программа автоматически проверяет товар на наличие в списках забракованных серий, на сроки годности. Многие программы экспертного уровня реализуют полноценный контроль цен на ЖНВЛП, «ведут» за клиентов такие списки и учитывают региональные особенности цено­образования.

Однако и тут аптека не остается один на один с проблемами. На помощь приходят компании, сопровождающие аптечное программное обеспечение, которые готовы вести справочную информацию за клиентов, обеспечивать надежный обмен данными и т.д.

Наличие инструментов автоматического расчета потребности выявил одну системную проблему, которая раньше была скрыта от глаз. Это проблема формирования ассортиментной матрицы. Если при ручном заказе можно было «корректировать» матрицу каждый раз при заказе товара, то автоматические процедуры требуют системного подхода. Может ли программа помочь в этом? И здесь мы уже переходим к прогнозам развития.

Будущее

Работа с ассортиментной матрицей. К сожалению, в современном аптечном программном обеспечении есть только самые простые инструменты для анализа движения товаров. Например, ABC-XYZ-анализ. Такие современные технологии, как «категорийный менеджмент», только начинают проникать в эту отрасль. В большинстве случаев они существуют как внешние инструменты, не интегрированные в учетное ПО. Эти внешние инструменты используются специалистами по ассортименту крупных сетей, бизнес-консультантами, но недоступны для небольших сетей. И хотя процесс создания ассортиментной матрицы достаточно формализован и описан в ряде статей, для его качественной реализации необходима дополнительная информация, например статистика продаж, которая или очень дорога, или отсутствует вообще.

Интеллектуализация программного обеспечения. Специфика аптечных продаж состоит в том, что фармацевт на кассе — это не просто продавец, а в большой степени консультант. Для эффективной работы у него должны быть удобные инструменты. Потребность в инструментах тем больше, чем ниже уровень подготовки. А проблемы с подбором квалифицированных сотрудников общеизвестны. Трендом развития современного аптечного ПО является наполнение его практическими знаниями, что выражается в таких действиях, как:

• интеграция с аннотациями к препаратам и описаниями товаров;
• группировка препаратов по симптомам и заболеваниям;
• группировка препаратов по курсовым лечениям.

Программное обеспечение как инструмент маркетинга и мотивации персонала. При всей важности социальной функции аптека является предприятием розничной торговли, элементом бизнеса, цель которого — приносить прибыль. По разным причинам аптекам выгоднее продавать одни препараты вместо других, увеличивать средние чеки и т.д. Современное аптечное ПО все активнее интегрирует и эти инструменты. Они подсказывают первостольнику, что выгоднее предложить покупателю, что еще можно допродать. Однако в интересах покупателя следить за тем, чтобы все это происходило для его пользы и без злого умысла.

Автоматизированные аптечные склады. Новым трендом является внедрение автоматических складских комплексов. Они позволяют ускорить не только процесс выдачи товара, но и его приемки. Такие комплексы позволяют располагать аптеки в небольших помещениях, экономить на количестве сотрудников, обеспечивать максимальную пропускную способность на одну кассу.

Автоматизированные аптеки. Не за горами и организация полностью автоматических аптечных киосков. Сегодня этот процесс сдерживается законодательством РФ для контроля за отпуском рецептурных, наркотических препаратов, цен на ЖНВЛП. Однако развитие технологий электронных рецептов, удобных пользовательских интерфейсов для выбора товара, наращивание интеллектуальных способностей программы для организации консультаций, удешевление интернет-технологий для развития телеконсультаций позволяют перенести этот контроль с административного на технический уровень.

Фармацевтическую отрасль ждут существенные технологические изменения уже в ближайшее время. Об этом, например, свидетельствует активное обсуждение перспектив развития интернет-торговли лекарственными препаратами и снятие запрета на торговлю аптечным ассортиментом в супермаркетах. Задача традиционных аптек в этой ситуации — найти свою нишу с использованием новых технологических решений.